Es muy común que una empresa o autónomo disponga de uno o varios vehículos propios, ya sea en leasing, renting o propiedad, los cuales pone a disposición del trabajador, bien para el desplazamiento en horario laboral o para su uso sin delimitación horaria, que suele ser lo habitual. En estos casos el trabajador lo utiliza tanto para su trabajo como en su tiempo libre ¿Cómo afecta esto al empleado? ¿Debe de figurar en su nómina como retribución en especie este uso particular del coche de empresa?, Te contamos en 5 puntos lo que debes de tener en cuenta 

  1. Qué es un coche de empresa
  2. Quién puede utilizarlo
  3. Debe de ser retribución en especie para el trabajador que lo utiliza en horario no laboral
  4. Cómo afecta a su nómina y a su IRPF
  5. Avisos de Hacienda

 

En líneas generales cuando un vehículo de empresa es utilizado por el trabajador tanto para uso profesional como personal debe de figurar como una retribución en especie, para tener claro en qué casos debe de ser así y cómo debe de repercutirse en su nómina/Declaración de la renta, empecemos por resolver algunas dudas básicas.

salario en especie coche de empresa

1. Qué es un coche de empresa

Básicamente es un vehículo a nombre de la empresa, ya sea en propiedad o con un contrato de leasing o renting (¿Qué diferencia hay entre leasing y renting?), que se utiliza para el desarrollo de la propia actividad de la empresa.

En estos casos la empresa puede deducirse los gastos del vehículo, tanto de la compra como del mantenimiento.

2. Quién puede utilizarlo

 

Hay ocasiones en las que la empresa puede “prestar” para el desarrollo del puesto de trabajo el vehículo al empleado, no siendo siempre ni el mismo vehículo ni de manera continua, el empleado hace uso del vehículo cuando lo necesita durante su jornada laboral, pero no se desplaza con el coche de empresa fuera del horario laboral, en este caso no hay dudas ya que el vehículo es propiedad de la empresa y el uso sólo es durante la jornada laboral, no haciéndose uso privado por parte del empleado, por lo que no le afectaría de ninguna manera.

Las dudas surgen cuando la empresa pone a disposición del empleado un vehículo, el cuál utiliza tanto para el desarrollo de su trabajo como para su uso personal, desplazamiento al puesto de trabajo e incluso fines de semana o durante las vacaciones. En estos casos la empresa puede tener una política propia de cesión y uso del vehículo, incluso puede hacer firmar al trabajador una especie de contrato con normas de uso, utilización del mismo, mantenimiento, exclusiones de uso… aunque no suele ser lo habitual, lo normal es que la empresa te facilite el uso y no establezca un control muy exhaustivo del mismo, entendiendo el buen juicio del empleado. Sería conveniente que tanto la empresa como el trabajador se aseguren de las coberturas de la póliza en caso de accidente, puede que el coche se utilice por parte del empleado y de algún familiar de forma esporádica, y éste no esté cubierto por la póliza del seguro de coche de empresa…

3. Debe de ser retribución en especie para el trabajador que lo utiliza en horario no laboral

Tal y como dice el Art.26.1 del Estatuto de los Trabajadores, el salario será la totalidad de las percepciones económicas percibidas por el trabajador por la prestación profesional de servicios, ya sean dinerarias o retribuciones en especie, no pudiendo superar las percepciones en especie el 30% del salario del trabajador.

La empresa debería de imputar una parte del gasto del vehículo como retribución en especie al trabajador, por el uso personal que realiza. Esta parte se debe de reflejar como salario en especie, el cual se declarará en el IRPF junto con el resto de los ingresos del trabajador, y además estas cantidades se tendrán en cuenta en caso de despido ya que el salario en especie también computa para este fin.

4. Cómo afecta a su nómina y a su IRPF

 

En líneas generales esta retribución en especie se cuantifica por el 20% del coste de adquisición del vehículo o del valor de mercado en caso de renting/leasing, a lo que se debe de sumar la parte proporcional del IVA y del Impuesto de Matriculación del coche.

Veamos con más detalle cómo debe cuantificarse esto en la nómina del trabajador como retribución en especie y en qué casos habrá una reducción:

nomina con retencion
  • Si la empresa le facilita al trabajador un vehículo del que hace uso profesional y personal se tendrá que calcular la parte proporcional de ese uso particular que hace el empleado del coche sobre el 20% del valor de este. Hacienda considera que cuando el vehículo está a disposición del empleado para su uso fuera del horario laboral es tiempo de uso particular, incluyendo el desplazamiento hasta el trabajo y aunque éste esté estacionado… aunque hay sentencias que entienden que el uso particular debe de atenderse a la utilización efectiva del vehículo y no sólo a la disponibilidad del mismo.

 

Por ejemplo: pongamos que el coste del vehículo incluyendo los gastos de matriculación y el IVA, o el valor de este en caso de leasing, son 30.000.-€, en este caso serían: 30.000.- € x 20%= 6.000.-€, si el uso particular es un 25% del tiempo, será 6.000.-€ x 25%= 1.500.-€/12 meses = 125.-€ se tendría que imputar como pago en especie mensual en la nómina del trabajador.  

 

El importe de esta imputación debe de reflejarse en la nómina como salario en especie tanto en la parte de Devengo como en la de Descuentos, y sumarse a la Base Imponible y a la de cotización. Este importe podrá reducirse en caso de que se trate de un vehículo eficiente, con los porcentajes abajo reflejados. 

Al respecto de la Declaración de la Renta, el ingreso a cuenta se declarará en rentas del trabajo, siempre que también se le esté dando uso particular con los % arriba mencionados.  

En caso de vehículos eficientes y siempre que reúnan los criterios recogidos en el Reglamento del IRPF, se podrá reducir:

  • Un 15% cuando se trate de vehículos que cumpliendo los límites de emisiones Euro 6 previstos en el anexo I del Reglamento (CE) n.º 715/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2007, sus emisiones oficiales de CO2 no sean superiores a 120 g/km. Y el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 25.000€.  
salario en especie coche de empresa
  • Un 20% cuando, adicionalmente, se trate de vehículos híbridos o propulsados por motores de combustión interna que puedan utilizar combustibles fósiles alternativos (auto gas y gas natural). Siempre que el valor de mercado del vehículo, si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 35.000€.
  • Y un 30%, cuando se trate de vehículos eléctricos de batería o de autonomía extendida. O también vehículos eléctricos híbridos enchufables con una autonomía mínima de 15 km. Siempre que el valor de mercado del vehículo, si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 40.000€.

 

5. Avisos de Hacienda a las empresas 

En el despacho hemos recibido varias comunicaciones de Hacienda a nuestros clientes, no es un requerimiento, sólo un recordatorio de que, teniendo vehículos de empresa, si éstos son utilizados por los empleados de modo particular, además de profesional, deben de cumplir con las obligaciones tributarias derivadas de este uso…

La campaña de Hacienda se basa en lo estipulado en el Plan de Control Tributario 2022, avisaba de que se pondría especial atención al uso del coche de empresa por parte del trabajador de modo particular y la obligación de reflejar este uso como una retribución en especie en su nómina, recordemos que Hacienda es “el ojo que todo lo ve” 😊 teniendo acceso a los vehículos en propiedad de la empresa como a los leasing a nombre de la empresa/autónomo, y que es probable que después de este “aviso amistoso” a modo de recordatorio, pueda haber una inspección posterior en la que exigirán que se esté tributando correctamente por este uso del coche de empresa de manera particular por parte del trabajador, como dice el refrán “no da puntada sin hilo…”

 

 

Si tienes alguna duda que no esté resuelta en este artículo puedes escribir un comentario en el blog o escribirme a info@ceriosrosas.com, intentaré ayudarte en todo lo que me sea posible.

Cristina Pérez

Cristina Pérez

Responsable Comercial y Marketing

Call Now