Desde el momento en que creas un negocio contraes una serie de obligaciones legales, además de las obvias, como la presentación de los impuestos, el pago de los salarios, los seguros sociales…. El objeto de este artículo es que conozcas cuáles son estas obligaciones para evitar posibles sanciones futuras, y facilitarte, en la medida de lo posible, cumplir con estas obligaciones de la manera más sencilla y económica posible. 

Como vas a ver a continuación, hemos separado las obligaciones y “recomendaciones” por puntos, pudiendo leer sólo los que te interesan. En la medida de lo posible he dejado los links para descargas gratuitas 😉, enlaces para que puedas ampliar la información que necesites y links a las ayudas o subvenciones en algunos casos, y como siempre, si tienes cualquier duda puedes escribirnos directamente.   

CUALQUIER EMPRESA:   

1. PROTECCIÓN DE DATOS 

2. LICENCIA DE APERTURA y LICENCIA DE ACTIVIDAD

3. COMPLIANCE 

4. RECOMENDABLE: SEGURO LOCAL, DE RESPONSABIIDAD CIVIL Y DE ILT SI ERES AUTÓNOMO, YA SEA SOCIETARIO O PROFESIONAL.  

 SI TIENES EMPLEADOS, Además: 

5. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES 

6. CALENDARIO LABORAL 

7. REGISTRO DE LA JORNADA DE LOS TRABAJADORES  

8. SEGURO DE CONVENIO, SI TIENES OBLIGACIÓN  

9. PROTOCOLO DE ACOSO  

10. PLAN IGUALDAD O REGISTRO RETRIBUTIVO 

11. PROTOCOLO TELETRABAJO  

12. PROTOCOLO DERECHO A LA DESCONEXIÓN DIGITAL  

13. PLAN GENERAL DE DISCAPACIDAD 

 

1. PROTECCIÓN DE DATOS  

Todos hemos oído hablar de la protección de datos, cada vez que entras en una web, envías un formulario o facilitas tus datos incluso por teléfono… te pide confirmación de si conoces el tratamiento de los datos y si autorizas el mismo. Pues bien, así debe de ser, el art. 2 Ley Orgánica de Protección de datos y Garantías de los Derechos Digitales señala que sus principios se aplican a “cualquier tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como el tratamiento no autorizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero”.  

Dependiendo del nivel de uso de los datos y de los datos de los que se traten necesitarás un tipo u otro de Protección de datos, en tu web, formularios, si hay plataforma de pago, datos bancarios, médicos… y por lo tanto con un coste u otro. Nuestro consejo es que no te la juegues, necesitarás estar al día con la protección de los datos personales tanto en papel como digitalmente, independientemente de que seas autónomo, asociación, fundación, tengas o no empleados…   

El coste de implantar correctamente la RGPD/LOPDGDD y la LSSI puede variar mucho, como mínimo tendrá un coste anual que rondará los 200.-€, puedes solicitar sin compromiso un presupuesto adaptado a tu empresa y ver las posibles opciones que tienes.  

2. LICENCIA DE ACTIVIDAD Y LICENCIA DE PERTURA  

 

La licencia de actividad es una solicitud que se debe de hacer al Ayuntamiento donde esté el local para que éste compruebe que el local donde se va a desarrollar la actividad cumple con los requisitos necesarios para abrir al público cumpliendo la normativa municipal y en condiciones de seguridad para los trabajadores, clientes, vecinos y para el medio ambiente.  

Cuando un local ya tiene una licencia y se va a cambiar el titular o la actividad a desarrollar se tiene que solicitar igualmente, en algunos municipios se llama licencia de ocupación.   En caso de  realizar obras en el local hay que pedir la licencia de obras y antes de comenzarlas. En el resto de casos tenemos 30 días para realizar la solicitud, aunque también se puede solicitar antes de la apertura.  

Sea de un modo u otro como mínimo la licencia tendrá que solicitarse adjuntando un proyecto de actividad el cual tendrá que estar firmado por un técnico competente, ya sea un ingeniero, arquitecto, ingeniero técnico, arquitecto técnico…  que certificará que el local y las instalaciones cumplen con la normativa aplicable para el desarrollo de la actividad concreta. El proyecto deberá de describir y detallar las instalaciones, eléctricas, contra incendios, adaptación a personas discapacitadas,  la maquinaria a utilizar… y los planos del local. En caso de que se tengan que realizar obras para adaptarlo se tendrán que definir y justificar en el proyecto, y según sea una actividad inocua o no se podrá realizar un procedimiento abreviado u ordinario. 

Dependiendo también de la actividad a desarrollar y siempre y cuando el local no tenga más de 300m2 se podrá realizar una Declaración Responsable de Actividad, trámite mucho más rápido que la licencia(Conocer más detalles)

Al respecto de los costes no hay un precio fijo ya que dependerá del Ayuntamiento en cuestión y en función de varios parámetros: 

  • El tipo de actividad que se vaya a desarrollar 
  • La situación del inmueble 
  • La superficie del mismo  
  • La actividad a desarrollar, dependiendo de si es una actividad inocua o calificada 
  • De los elementos industriales declarados y la potencia de los mismos  
  • Además deberá de tenerse en cuenta el trabajo del técnico contratado y de si se van a realizar obras o no, ya que en este caso hay costes adicionales.  

Sea cual sea la actividad que se va a desarrollar y el tipo de local te aconsejamos contar con una empresa especializada en el tema ya que dependerá de su asesoramiento la rapidez del trámite y el coste del mismo.  

Ten en cuenta que no disponer de la licencia que se le exija a a tu actividad puede acarrear, además de sanciones (que pueden ir de 600.-€ a 3.000.000.-€ y clausura temporal del local según el incumplimiento del que se trate), que en caso de un siniestro el seguro no lo cubra por negligencia o que en caso de un accidente  acabes siendo responsable subsidiario del mismo, en estos casos, lo barato puede terminar siendo muy caro. 

La licencia apertura de un centro de trabajo o de reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia debe de presentarse ante la Dirección General de Trabajo o Autoridad Laboral competente. Salvo excepciones debe de tramitarse telemáticamente con el certificado digital.  

3. COMPLIANCE, QUÉ ES Y CÓMO PUEDE AFECTAR A TU NEGOCIO

El Compliance son una serie de herramientas, medidas, procedimientos y buenas prácticas para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrenta una empresa con el fin de prevenir la comisión de irregularidades, delitos, infracciones penales que pudieran generar responsabilidad para una empresa y, en consecuencia, para el administrador;  Debe de establecer   medidas y mecanismos de identificación, prevención, gestión y control sobre los mismos, además de la operatividad ante estos posibles actos que podrían derivar en delito.   

Aunque por el nombre parece que no puede afectar a nuestra empresa,  desde el momento en que tienes una sociedad puedes verte afectado penalmente por una nula o mala praxis en tu organización, tanto si eres o no conocedor de la misma o ha sido de manera personal o de algún empleado, además de poder perder algún negocio interesante por no estar al día con el “compliance” puede derivar responsabilidad penal en ti como administrador… esto es serio, tal y como dicta el Código Penal en su Art. 31 bis:

 “Las personas jurídicas serán plenamente responsables en caso de:

 a) Los delitos cometidos en nombre o por cuenta de las mismas, y en su beneficio directo o indirecto, por sus representantes legales o por aquellos que actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica u ostentan facultades de organización y control dentro de la misma.

 b) Los delitos cometidos, en el ejercicio de actividades sociales y por cuenta y en beneficio directo o indirecto de las mismas, por quienes, estando sometidos a la autoridad de las personas físicas mencionadas en el párrafo anterior, han podido realizar los hechos por haberse incumplido gravemente por aquéllos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad atendidas las concretas circunstancias del caso.”

Siendo así el deber lo tiene la persona jurídica y en consecuencia la persona física que tiene capacidad de obrar en su nombre y configura su estructura organizativa, administradores sociales y concursales.”

El hecho de no tener correctamente realizado el Compliance además de hacerte responsable como administrador, puede hacerte perder algún negocio, cada día más a la hora de realizar operaciones comerciales, y sobre todo si son con empresas internacionales, solicitan estar al corriente con esta obligación, te contamos todos los detalles sobre este importante punto los tienes aquí:  Cómo puede afectar el Compliance a tu negocio. 

 

4. SEGUROS RECOMENDABLES  

Dependiendo de la actividad de la empresa se deberán de tener una serie de seguros, como puede ser el obligatorio por convenio colectivo (punto 6). También dependiendo de la actividad puedes tener obligación de contratar un seguro de responsabilidad  civil, como en el caso de  Agencias de viaje, empresas de seguridad privada, profesionales sanitarios… aunque desde aquí te recomendamos sí o sí tener este tipo de seguro ya que en caso de incurrir en una negligencia responsabilidad derivada de tu trabajo, o el de tus empleados, el coste que conlleve subsanarla o las repercusiones que tenga podrían estar cubiertas por este tipo de seguro, que además debe de incluir la Responsabilidad civil locativa (daños personales o materiales que se puedan producir en el inmueble mientras se realiza la actividad).  

También deberías de valorar un Ciberseguro, es muy común y más últimamente el robo de información de los servidores y el uso de la información que contienen, con los riesgos y pérdidas que esto puede ocasionar.  

Si eres autónomo debes de tener la ”vacuna especial” de la que se habla… por la que los autónomos no enferman nunca,  será que sus ingresos van directamente ligados a su actividad y no se lo pueden permitir. Aún así hay circunstancias que no pueden salvarse porque no dependen de tu voluntad, y en ese caso debes de tener pensado cómo cubrir tus gastos y nivel de vida con la cobertura que te ofrece una baja laboral según tu base de cotización como autónomo, probablemente deje mucho que desear, y para cubrir esa diferencia están los seguros de ILT, Incapacidad Laboral Temporal, en los cuales puede elegir qué cantidad cubrir por cada día de baja y en qué circunstancias, no suelen tener un coste muy elevado y si te hacen falta en algún momento agradecerás haberlo contemplado en tu presupuesto anual.  

Si además eres autónomo societario y administrador, te conviene saber de la existencia de los seguros para administradores, la finalidad es proteger al administrador de las posibles deudas o actuaciones por negligencias de la sociedad en la que sea administrador, también puede contratarse en caso de consejero o alto directivo con la misma finalidad, proteger ante problemas con socios, irregularidades, reclamaciones…   

5. PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES  (PRL) 

Según se detalla en la Ley 35/1995 toda empresa o autónomo con empleados debe de tener un Plan de prevención de riesgos laborales para promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del trabajo, la prevención de los riesgos profesionales para la protección de la seguridad y de la salud, la eliminación o disminución de los riesgos derivados del trabajo, la información, la consulta, la participación equilibrada y la formación de los trabajadores en materia preventiva.  

Siempre que se incorpore un nuevo empleado deberá de realizar la formación pertinente en este sentido y firmar los documentos relativos a que ha realizado dicha formación y se le ha informado de las medidas de prevención y dotado, si fuese necesario, del equipo adecuado para el desarrollo de su trabajo. La empresa tendrá que actualizar los datos de número de trabajadores y realizar revisiones anuales para confirmar que se cumple con la normativa al respecto.   

Esta obligación se mantiene aún realizando teletrabajo, y además si la empresa tiene 50 empleados deberá de tener un delegado en prevención, aumentando el número de delegados según el nº de trabajadores. 

La empresa también tendrá la obligación de ofrecer al trabajador la revisión médica anual dependiendo del trabajo a desarrollar, si bien es cierto que el trabajador puede declinar realizarse el reconocimiento médico, pero tendrá que firmar una carta con la renuncia para evitar posibles sanciones futuras.

Este tema es bastante serio, no solo por las sanciones, y sobre todo en caso de un accidente laboral, sino porque para muchas subvenciones y ayudas nos solicitarán tener el contrato de prevención de riesgos en orden. 

Por nuestra parte te recomendamos tenerlo contratado, dependiendo de la actividad de la empresa y de los riesgos que conlleve deberás de contratar el servicio con una empresa u otra, y ten en cuenta también dónde tiene las clínicas para los reconocimientos médicos, ya que si tienen que desplazarse los trabajadores que deseen hacer el reconocimiento en horario laboral, cuando más cerca y más fácil, mejor.  

6. CALENDARIO LABORAL  

 

Las empresas están obligadas a elaborar y exponer en cada centro de trabajo en un lugar visible el calendario laboral (Art. 34.6 E.T.). Este calendario deberá de elaborarse antes de que empiece el nuevo año y enviarlo a los trabajadores o al menos ponerlo en un lugar visible para que todos sepan los festivos del año siguiente.  

Si existe representación sindical deberá de consultarse y aprobarse el contenido por los mismos. También deberá de figurar el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o convencional. (Descarga gratis el calendario laboral de 2022) y ponlo a la vista de los empleados, también puedes entregárselo en papel o digitalmente.  

7. REGISTRO DE LA JORNADA DIARIA  

Según se establece en el Art. 10 BOE 8/2009  la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.  

No se establece el modo en que se debe de llevar a cabo, puede ser por medios digitales o en papel, lo que sí se establece es la obligatoriedad por parte de la empresa de guardarlo durante 4 años y de ponerlo a disposición de los trabajadores, de los representantes legales si los hubiese y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y en caso de ser trabajadores a tiempo parcial de entregárselo junto con la nómina. (descarga en papel un registro de jornada tipo) 

En caso de realizar teletrabajo también será obligatorio realizar el registro de la jornada.  

REGISTRO JORNADA

8. SEGURO OBLIGATORIO CONVENIO  

En algunos Convenios colectivos se fija la obligación por parte de la empresa de la contratación de un seguro colectivo. Dependiendo de si la empresa se acoge al convenio colectivo estatal o provincial puede cambiar la obligación y la cuantía, salve decir que tendrá que acogerse al que más garantías ofrezca al trabajador, normalmente los provinciales tienen primacía sobre los estatales, y si hay uno propio de la empresa, no podrá tener garantías inferiores a los anteriores.   

Este tipo de seguros puede cubrir desde la invalidez total o permanente, parcial, el fallecimiento, un accidente laboral… es una póliza colectiva por el total de los trabajadores en plantilla (TC2) y se deberá de actualizar anualmente para que estén todos incluidos. No hay que confundir esta obligatoriedad con la Mutua, ya que ésta última cubre el tratamiento de un accidente, no la indemnización en caso de que ocurra.  

El coste de este tipo de seguros no suele ser caro, sobre todo si tenemos en cuenta en caso de tener obligación legal de suscribir este seguro y no hacerlo, si ocurre un suceso que debiese tener cobertura obligatoria por convenio, sería la empresa la que estaría obligada a hacerse cargo del importe en cuestión… lo que indudablemente será bastante más que el importe del seguro obligatorio, además de posible sanción a pagar por la falta del mismo 

Si quieres saber si tu empresa tiene obligación de contratar este tipo de seguros, puedes consultar a tu asesor laboral o buscar el convenio colectivo. (si no sabes en qué convenio estás puedes buscar el CNAE 

9.  PROTOCOLO DE ACOSO  

El protocolo para la prevención y actuación frente al acoso sexual y el acoso por razón de sexo responde a la necesidad de prevenir, sensibilizar y, en su caso, atajar con todas las garantías estas formas de violencia y discriminación en el ámbito laboral, así como de cumplir con la legalidad vigente, especialmente con el Art. 48 de la Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres. También se hace referencia en la R.D. 901/2020 que regula los Planes de Igualdad.     

Indistintamente de su tamaño, toda empresa con trabajadores tiene la obligación de implantar el Protocolo de Acoso sexual y/o por razón de sexo. 

No basta solo con tener el documento, sino que debe estar implantado y difundido en la empresa. El Instituto De las Mujeres tiene una guía muy completa y un ejemplo gratuito de este plan.  

10. REGISTRO SALARIAL – REGISTRO RETRIBUTIVO   

Todas las empresas, indistintamente de su tamaño, están obligados a llevar un registro con los valores medios de los salarios, complementos salariales y extra salariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos, según el  Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, el registro retributivo consta de un registro de los salarios realmente percibidos durante un año natural. 

Tiene que mostrar la media y la mediana de los salarios realmente percibidos durante un año natural, distinguiendo entre salario base, complementos salariales y complementos extrasalariales. Estos salarios deben de distribuirse por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de igual valor, siendo esta última opción obligatoria para las empresas que tienen el deber de hacer un plan de igualdad. 

Su finalidad es garantizar la transparencia de la configuración de las percepciones, pudiéndose verificar de forma sencilla y rápida las posibles desigualdades salariales entre las personas empleadas con un mismo rango. (saber más) 

PLAN DE IGUALDAD  

 

Un Plan de Igualdad es un conjunto de medidas ordenadas y organizadas con el fin de alcanzar la igualdad de trato y de oportunidades entre hombres y mujeres. Además, tiene el objetivo de eliminar la discriminación por razón de sexo o género.   

Las empresas con más de 50 trabajadores tienen obligación de tenerlo desde marzo de 2022. Es un documento bastante complejo en el que deben de figurar varios documentos y en el que intervienen obligatoriamente los sindicatos, aquí te contamos más detalles 

11. PROTOCOLO TELETRABAJO  

 

Partiendo de la base de que, tal y como dice la Ley, el teletrabajo será voluntario tanto para el trabajador como para la empresa, si se va a desarrollar se deberá de firmar un acuerdo por escrito entre ambos.   

Si hay representación sindical deberá estar al corriente y además se deberá de registrar el acuerdo en el Servicio Público de Empleo. Este documento deberá de reflejar varios puntos básicos, aunque podrá ampliarse según se estime necesario en cada caso. Estos puntos imprescindibles son: 

-inventario de equipos 

-enumeración de gastos 

-horarios 

-medidas de control… (Ver artículo completo con detalles del acuerdo), además puedes descargar la Política de Uso de dispositivos y documento de entrega de los mismos.  Si estás en la Comunidad de Madrid, siguen vigentes las ayudas para el Fomento de la responsabilidad social y la conciliación Laboral.   

12. PROTOCOLO DESCONEXIÓN DIGITAL 

 

La ley de protección de datos en el Art. 88 obliga a las empresas a elaborar una política interna que defina como garantizar el derecho a la desconexión digital de los trabajadores previa audiencia de los representantes de los trabajadores o en su defecto entre la dirección y los empleados. 

El derecho a la desconexión digital es el derecho de los empleados a no contestar videollamadas, emails, whatsapp o cualquier otro tipo de comunicación fuera de su horario laboral.  

Como base inicial sugerimos que este acuerdo contenga: 

  • Razonamiento, incluyendo los porqués de este acuerdo y el hecho de favorecer la conciliación entre la vida profesional y la personal. 
  • Situación actual, horarios de conexión, en qué casos se suele incumplir, si hay teletrabajo o circunstancias especiales. 
  • Las medidas que se van a llevar a cabo en ese protocolo para cumplirlo y cómo actuar en caso de incumplimiento  
  • Acciones de formación y sensibilización para el personal de la empresa, a las cuales obliga la Ley aunque no concreta ni tiempo ni modo.   

Este protocolo debe de darse a conocer a los empleados.  

13. PLAN GENERAL DE DISCAPACIDAD 

 

Para dar oportunidad de reincorporarse al mercado laboral y garantizar el derecho a la igualdad de oportunidades y de trato el R.D. 1/2013 obliga a las empresas de más de 50 trabajadores/as a reservar al menos un 2% de la plantilla a personas con discapacidad (al menos un 33% de minusvalía reconocida).  

Hay algunas excepciones y alternativas en caso de que no se pueda llevar a cabo esta obligación, así como una serie de bonificaciones al contratarlas (conocer los detalles) y sanciones en caso de incumplir la Ley y cualquiera de sus alternativas.    

Cristina Pérez

Cristina Pérez

Responsable Comercial y Marketing

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