CUENTAS ANUALES, 4 PUNTOS QUE DEBES DE TENER EN CUENTA

En líneas generales todas las sociedades deben de formular las Cuentas Anuales una vez cerrado el ejercicio dentro de los 3 primeros meses del ejercicio siguiente, es decir, si la empresa cierra el ejercicio el 31 de diciembre se tendrán que realizar como muy tarde del 31 de Marzo; después deberán de aprobarse por la Junta General y firmarse, dentro de los 6 primeros meses del ejercicio siguiente, es decir, hasta 30 de Junio; y depositarlas en el Registro Mercantil durante el mes siguiente de la aprobación, es este mismo caso la fecha límite sería el 30 de Julio.

Es una de las obligaciones del administrador u órgano de administración, además de la obligación de formular las cuentas anuales (artículo 253) es depositarlas en el registro mercantil (artículo 279) en el plazo de 30 días naturales desde su aprobación por la Junta General.

Los administradores deben de presentar la certificación de los acuerdos de la Junta de la aprobación de las cuentas (según esté estipulado en los estatutos), éstas deben de estar aprobadas y debidamente firmadas. 

Si no hay salvedad por parte del registrador, quedarán presentadas e inscritas; si hubiese algún defecto el registrador emitirá una calificación negativa debiendo modificar los errores para su posterior aprobación e inscripción.

En caso de que sea la Junta quien no apruebe las cuentas presentadas, el órgano de administración de la sociedad deberá de notificar al registro la certificación del acta en la que se toma esta decisión y exponer las causas de la decisión.

1. ¿Qué sociedades están obligadas a presentar las Cuentas Anuales?

• • Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.
  • La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
  • Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
  • Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
  • Las fundaciones depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.

2. ¿Qué datos deben de contener las Cuentas Anuales?

Las cuentas anuales comprenderán:

• El balance
• La cuenta de pérdidas y ganancias
• La memoria

En caso de grandes empresas, además:

• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
• Un estado de flujos de efectivo

Deberán de estar redactados con claridad mostrando una imagen real del patrimonio, de la situación financiera de la sociedad y de sus resultados, tal y como está previsto en el Código de Comercio.

3. Riesgos de NO presentar las Cuentas Anuales  

• Cierre de oficio de la sociedad en el Registro: si pasa un año desde que se haya cerrado el ejercicio y sin que se hayan depositado las cuentas anuales el Registro cerrará la hoja registrar imposibilitando la inscripción de cualquier acuerdo, ampliación de capital… Quedan abiertos por el registro algunos trámites muy concretos, como el cese del administrador o una renovación de poderes, o la disolución de la sociedad, son muchas las empresas que se olvidan de este tema hasta que van a realizar una inscripción en el Registro Mercantil y éste les informa de la situación.
• Revocación del número de identificación fiscal si no se presentan durante cuatro ejercicios consecutivos. (Nueva medida aprobada en el B.O.E. 249/2023)

• Sanciones: pueden sancionar a la sociedad con un mínimo de 1.200.-€ y hasta 60.000.-€. En caso de empresas que facturen más de 6.000.000.-€ la sanción podría llegar a 300.000.-€ por cada año de retraso en la presentación de las Cuentas.
  • Estos cálculos se cuantifican sumando el 0.5‰ del activo de la sociedad, más el 0.5‰ de las ventas que se hayan declarado en el Impuesto de Sociedades. Si esta suma es más del 2% del capital social se reducirá el % en un 10%.
  • Si se da la casuística de que la empresa no ha realizado el Impuesto de Sociedades o no lo presenta al órgano sancionador Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), la sanción será del 2% del capital social, siendo el mínimo de 1.200.-€
  • Si se presentan fuera de plazo pero antes de que comience el proceso sancionador, la sanción será en grado mínimo y reducida en un 50% (600.-€)

• Responsabilidad para el administrador: como hemos comentado en otras ocasiones los administradores de las sociedades tiene varias obligaciones a este respecto y deben de tomar varias precauciones para que, en determinados casos, no se vea afectado su patrimonio de manera personal. Una de ellas es la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Recientemente en Barcelona un Tribunal ha obligado al administrador a pagar una deuda de la sociedad al considerarse que ésta estaba en proceso de disolución por la no presentación de las cuentas anuales durante varios ejercicios.

 4. Ventajas de presentar en tiempo y forma las Cuentas Anuales  

Son varias las ventajas, además de no incurrir en riesgos para el administrador y evitar posibles sanciones…:

• Cuando una sociedad, su órgano de administración y/o la Junta debe de tomar una decisión suele basarla en los datos que reflejan las cuentas anuales;
• es la manera más fiable para realizar un plan de negocio futuro, inversiones, expansión o internalización de la misma…
• Además de la buena imagen que ofrece la empresa a los socios, accionistas o terceros.